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WEBBASIERTES BÜRO

Seit Anfang 2003 arbeitet die leguan gmbh fast vollständig webbasiert. Das heißt, alle Mitarbeiter bestimmen selbst, von wo sie arbeiten. Einzige Bedingung an den Arbeitsort ist ein Internetzugang mit der Möglichkeit permanent in DSL-Geschwindigkeit per Flatrate online zu sein.
Die Firma unterhält noch ein Lager für Arbeitsgeräte wie z. B. Insektenfallen, Tauchausrüstung, Boote u. dergl. sowie zwei Räume mit Bibliothek, Druck- und Kopiermöglichkeiten bis jeweils DIN A0 (Laserdrucker, Plotter, Groß-Kopierer). Im Schnitt liegt die Nutzung derzeit bei einem Arbeitstag bezogen auf einen Mitarbeiter in der Woche. Für die seltenen Präsenz-Meetings inklusive Catering werden darüber hinaus vor allem Cafés mit W-LAN-Zugang genutzt.

Web-basierte Ablage von Dokumenten: statt in Papierform werden sämtliche Unterlagen elektronisch auf dem via Internet erreichbaren Server.
abgelegt, wo sie durch ein Suchsystem schnell für alle Mitarbeiter von jedem internetzugänglichen Ort der Welt auffindbar und verfügbar sind.
Diese Ablage von Dokumenten ermöglicht gleichzeitig das effiziente Management des unternehmenseigenen Wissens.

Outsourcing der IT-Administration und -Wartung: Die Verlagerung des Büros ins Internet stellt hohe Anforderungen an die Funktionsfähigkeit, zeitgemäße Ausstattung und Datensicherheit der firmeneigenen IT. Um dies zu gewährleisten, steht eine zentraler Server für Daten und einige Applikationen in einem Rechenzentrum und wird von einem externen Dienstleister administriert und gewartet.
Ein klassisches Windows-Netz mit serverbasierten Userprofilen gibt es bei leguan nicht. Statt dessen nutzen die Mitarbeiter
individuell konfigurierte Notebooks mit entsprechender Software (Planungs- über Office- bis hin zu Sicherheitsanwendungen) und loggen sich bei Bedarf auf dem Server ein.

Web-basierte Kommunikation der Mitarbeiter: Untereinander sowie zunehmend mit Kunden und Geschäftspartnern wird vorwiegend über Skype kommuniziert. Hierbei sind auch Videokonferenzen möglich. Natürlich nutzen wir auch traditionelle Technologien wie E-Mail und Mobiltelefonie. Wir haben zur Optimierung der Kommunikation eine eigene Etikette geschaffen.

Web-basierte Abwicklung des Kerngeschäfts: Die Erfassung, Weiterleitung, Auswertung und Verwaltung der im Gelände erhobenen Umweltdaten geschieht weitgehend elektronisch z. B. mit Hilfe von PDAs
und mobiler Funktechnologie; die Auswertung und der Zugriff auf die erhobenen Umweltdaten ist von jedem internetfähigem Ort der Welt möglich.
Die gesamte Projektsteuerung ist großteils durch webbasierte Komponenten optimiert worden.

Web-basiertes Projekt- und Personalmanagement: Über eine spezielle Projektmanagementsoftware Prime werden die Arbeitszeiten über Internet erfasst und ausgewertet; der Grad der Effizienz der einzelnen Mitarbeiter ist für alle transparent, besonders effiziente Mitarbeiter erhalten spezielle Benefits.

Web-basierte Steuerberatung: Alle Belege werden nach Buchung eingescannt und elektronisch archiviert. Der Steuerberater greift über eine gesicherte Verbindung auf diese Belege zu und bearbeitet diese online. Nach Buchung werden die Belege wieder auf den Server gelegt, wobei ein spezielles Ablage- und Nomenklatur-System dafür sorgt, dass es zu einer eindeutigen Zuordnung und späteren Auffindbarkeit kommt.
Ein System fortlaufender Nummern gewährleistet zudem die Auffindbarkeit des Papierbelegs.

Rechtsberatung im webbasierten Büro: Datenaustausch untereinander und mit Kunden mittels webbasierter Kommunikation, Online-Präsentation von eigenen Leistungen, das Betreiben eines Intranets mit Zugriff auch für Kunden oder auch in Arbeitsgemeinschaften sind nur einige Aspekte, die rechtliche Relevanz entwickeln können. Aber auch der geistige Diebstahl eigener Ideen z. B. durch das Kopieren von eigenen Texten gehört in diesen Bereich.
Es ist erforderlich, hier entsprechend flankierend beraten zu werden, um zeitnah richtige Weichenstellungen hinsichtlich neuer rechtlicher Anforderungen anzuschieben.

Web-basierte Briefpostbearbeitung: eingehende Briefpost in Papierform wird eingescannt und ins Internet gestellt, von wo sie für die Mitarbeiter von jedem internetfähigen Ort der Welt verfügbar ist.

Steuerung der Kundenbeziehungen: Auftraggeber werden durch verschiedene Skontierungsmodelle animiert, weitgehend elektronisch mit leguan zu kommunizieren und auf papiergebundene Dokumente so weit wie möglich zu verzichten.

Es gibt weitere wichtige Komponenten, wie z. B. ein umfangreiches Qualitätsmanagement-System, das an die ISO 9001 angelehnt ist oder ein Wissens- und Informationsmanagementsystem WIMS.

Nachhaltigkeit im webbasierten Büro

Der klassische Bürobetrieb ist weitgehend abgeschafft und damit alle Begleitumstände dazu wie z. B.:
  • Fahrten zum und vom Arbeitsplatz
  • Heizung und Betrieb von Büroräumen
  • Papierverbrauch (es gibt ein annähernd papierloses Büro)
  • Weitgehender Verzicht auf persönliche Treffen und Ersatz durch Online-Meetings
  • Geschäftsreisen sowohl für interne als auch für externe Abstimmungen

    Daher führt das Konzept automatisch zu einer erheblichen Ressourcenschonung und damit auch unweigerlich zu starken CO2-Einsparungen.

    Für die soziale Komponente des webbasierten Büros, die wir in dieser Präsentation visualisiert haben, wurde bereits 2005 eine Anerkennung verliehen.



























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